國檔發(fā)〔1987〕27號《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》（全文）

機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范




國檔發(fā)〔1987〕27號

         
 

1. 引言

1.1 為了加強機關(guān)檔案工作的業(yè)務(wù)建設(shè)，逐步實現(xiàn)機關(guān)檔案工作規(guī)范化，不斷提高科學(xué)管理水平，有效地為機關(guān)工作服務(wù)和為國家積累檔案史料，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)規(guī)定，制定本規(guī)范。

1.2 本規(guī)范適用各級黨、政機關(guān)、人民團(tuán)體（以下統(tǒng)稱機關(guān)）的檔案工作。

2. 機關(guān)檔案工作的基本任務(wù)

2.1 對機關(guān)各部門形成的各種文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)

2.2 集中統(tǒng)一管理機關(guān)各種門類和載體的檔案，積極提供利用，為機關(guān)各項工作服務(wù)。

2.3 在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則下，各專業(yè)主管機關(guān)對所屬單位和本專業(yè)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

2.4 按規(guī)定向檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案。

2.5 辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它有關(guān)的檔案業(yè)務(wù)工作。

3. 檔案的接收

3.1 接收范圍

3.1.1 在機關(guān)工作活動中直接形成的各種門類和載體的檔案，具體接收范圍按《機關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》【已廢止】和其它檔案管理辦法的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；

3.1.2 與機關(guān)業(yè)務(wù)工作有關(guān)的資料；

3.1.3 代管和本機關(guān)有關(guān)的撤銷與合并機關(guān)的全部檔案。

3.2 案卷質(zhì)量要求

3.2.1 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點：

3.2.2 歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

在歸檔的文件材料中，應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開；文電應(yīng)合一立卷。

3.2.4 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年立卷；非訴訟案件放在結(jié)案年立卷；其它文件材料的立卷應(yīng)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

3.2.5 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法規(guī)性文件的歷次稿依次排列在定稿之后；非訴訟案件卷結(jié)論、決定、判決性文件材料在前，依據(jù)材料等在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，按有關(guān)規(guī)定排列。

3.2.6 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方加蓋檔號章，并逐件編件號；圖表和聲像材料等也應(yīng)在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號。

3.2.7 永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名但無實質(zhì)內(nèi)容的亦應(yīng)重新擬寫；沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項內(nèi)；會議記錄應(yīng)填寫每次會議的時間和主要內(nèi)容；填寫的字跡要工整。卷內(nèi)文件目錄放在卷首。

3.2.8 聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責(zé)任者。

3.2.9 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)，若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時間填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。

3.2.10 案卷封皮，應(yīng)逐項按規(guī)定填寫清楚，案卷題名要簡明，確切地反映卷內(nèi)文件材料內(nèi)容，一般包括責(zé)任者、內(nèi)容和名稱等，體式一致，文字簡練，使用簡稱應(yīng)通用易懂，并用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整，清晰。

3.2.11 卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破損的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷；案卷應(yīng)采用三孔一線的方法裝訂；不裝訂的案卷，卷中的文件應(yīng)逐件用細(xì)線裝訂。

3.2.12 文書檔案案卷封皮、卷內(nèi)文件目錄、備考表、檔號的格式按《文書檔案案卷格式》執(zhí)行。其它門類和載體的檔案案卷格式應(yīng)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

3.3 接收時間，文書檔案在次年六月底以前接收完畢，其它門類和載體的檔案的接收，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

3.4 用于檔案管理工作的各種圖表的外型尺寸和用紙應(yīng)統(tǒng)一：案卷目錄封面采用長×寬為300mmx220mm規(guī)格、漆皮或塑料面夾板紙（見圖一，略）。案卷目錄、案卷接收（移交）登記簿、檔案借閱登記簿、檔案利用效果登記簿（表，略）、檔案銷毀清冊均采用297mmx210mm或260mm×185mm（A4或B5）規(guī)格的辦公標(biāo)準(zhǔn)用紙（見圖二至六，略），機關(guān)、團(tuán)體檔案工作統(tǒng)計年報采用360mm×260mm的辦公用紙（見圖七、八，略）。

4. 檔案的整理

4.1 一個機關(guān)在其工作活動中形成的各種門類和載體的檔案為一個全宗。

4.1.1 新成立的機關(guān)，一個機關(guān)分為兩個以上的機關(guān)，幾個機關(guān)合并為一個機關(guān)，都應(yīng)分別建立新的全宗。

4.1.2 機關(guān)改變領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系、名稱，但其工作性質(zhì)和業(yè)務(wù)范圍未發(fā)生變化，仍接續(xù)原來的全宗。

4.1.3 機關(guān)的內(nèi)部機構(gòu)一般不建立單獨全宗。

4.1.4 臨時機構(gòu)一般不建立單獨全宗，其檔案應(yīng)納入其主管機關(guān)檔案全宗統(tǒng)一管理。但屬于黨委、政府直接領(lǐng)導(dǎo)，執(zhí)行全局性的任務(wù)，為期比較長的，應(yīng)建立單獨全宗。

4.2 機關(guān)檔案，應(yīng)按照其內(nèi)容和載體的不同，制定統(tǒng)一的分類方案。分類應(yīng)保持前后一致，不能隨意變動。

4.2.1 分類一般應(yīng)采用年度--組織機構(gòu)（或問題）進(jìn)行分類。

4.2.2 不能采用年度--組織機構(gòu)（或問題）進(jìn)行分類時，可按國家檔案局和有關(guān)專業(yè)主管機關(guān)共同制定的分類方案進(jìn)行分類。

4.3 案卷的排列，應(yīng)以全宗為單位，按不同門類、載體和不同保管期限分別排列。案卷排列方法應(yīng)統(tǒng)一，前后保持一致，不可任意改動。

4.4 按照案卷的排列順序編制卷號，以固定案卷位置。在一冊案卷目錄內(nèi)不得出現(xiàn)重復(fù)的案卷號。

4.5 案卷目錄應(yīng)區(qū)別不同保管期限，分年度或混年編制目錄號，在一個全宗內(nèi)，案卷目錄號不得重復(fù)。

5. 檔案的保管

5.1 機關(guān)應(yīng)根據(jù)保存檔案資料的數(shù)量，設(shè)置必需的檔案專用庫房和柜架；新建單位或新建辦公用房，應(yīng)把檔案部門的用房列入基建計劃。庫房要堅固，并有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設(shè)施。

5.2 機關(guān)檔案部門應(yīng)根據(jù)工作需要增置溫濕計、復(fù)印機、收錄機、照像機、去濕機、吸塵器、空調(diào)設(shè)備和電子計算機等。

5.3 對聲像檔案的保管，應(yīng)按《新聞單位宣傳報道檔案管理暫行辦法》中的有關(guān)條款執(zhí)行。

5.4 案卷多柜存放的應(yīng)繪制案卷存放的示意圖。

5.5 機關(guān)都應(yīng)建立全宗卷，以積累存儲本機關(guān)案卷的立卷說明，分類方案，鑒定報告，交接憑證，銷毀清冊，檢查記錄，全宗介紹等材料。

5.6 機關(guān)檔案部門應(yīng)定期組織人員對檔案保管的狀況進(jìn)行全面檢查，并作記錄，發(fā)現(xiàn)問題要及時向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報，采取積極有效措施，保護(hù)檔案的安全。如遇特殊情況應(yīng)及時檢查，發(fā)現(xiàn)問題要及時解決。

5.7 機關(guān)檔案管理現(xiàn)代化應(yīng)納入機關(guān)辦公自動化系統(tǒng)，同步發(fā)展，以提高科學(xué)管理水平和服務(wù)效率。

6. 檔案的利用

6.1 機關(guān)檔案人員要熟悉所藏檔案的情況，主動了解機關(guān)各項工作對利用檔案的需要，積極做好提供利用工作。

6.2 機關(guān)檔案部門必須編制《案卷目錄》，井根據(jù)利用工作的需要編制檔案著錄卡片或?qū)ｎ}文件目錄（卡片）等。著錄標(biāo)準(zhǔn)按國家標(biāo)準(zhǔn)3792·5～85《檔案著錄規(guī)則》執(zhí)行。

6.3 機關(guān)檔案部門應(yīng)開展檔案史料的編研工作，積極配合有關(guān)部門編寫全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、發(fā)文匯集和專題文件匯集等。

6.4 凡利用者都應(yīng)按規(guī)定辦理利用手續(xù)，并填寫《檔案借閱登記簿》。

6.4.1 檔案部門在向利用者提供檔案的同時，應(yīng)根據(jù)需要附一張《檔案利用效果登記表》，利用工作結(jié)束后，由利用者如實填寫，及時交檔案部門存查。

7. 檔案的統(tǒng)計

7.1 機關(guān)檔案部門應(yīng)按規(guī)定填寫檔案收進(jìn)和移出登記簿。

7.2 準(zhǔn)確編制檔案工作情況統(tǒng)計年報，及時上報有關(guān)部門。

8. 檔案的鑒定和移交

8.1 各機關(guān)根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，制定本機關(guān)的保管期限表，定期對檔案進(jìn)行鑒定，準(zhǔn)確地判定檔案的存毀。

8.2 檔案的鑒定工作，應(yīng)在機關(guān)分管負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員共同組成鑒定小組，按規(guī)定進(jìn)行。

8.3 銷毀失去保存價值的檔案須由鑒定小組提出意見，登記造冊，經(jīng)機關(guān)分管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由二人在指定地點監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。情況特殊的專門檔案另有銷毀規(guī)定的按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

8.4 各機關(guān)向檔案館移交檔案的范圍和年限，按國家關(guān)于檔案館接收范圍的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

8.5 各專業(yè)主管機關(guān)設(shè)立的部門檔案館，其檔案的移交，按國家關(guān)于檔案館設(shè)置的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

8.6 重要的設(shè)備檔案和基建檔案應(yīng)由使用設(shè)備和建筑物的機關(guān)檔案部門保存復(fù)制件，將原件向檔案館移交。

8.7 機關(guān)檔案人員調(diào)動工作時，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方能離開崗位。

9. 檔案的管理制度

9.1 立卷歸檔制度，主要包括歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求。

9.2 檔案保管制度，主要包括檔案的安全保護(hù)和庫房、設(shè)備管理措施。

9.3 檔案保密制度，主要包括檔案的保密措施和對檔案人員的保密要求。

9.4 檔案利用制度，主要包括利用范圍、方式、要求、批準(zhǔn)手續(xù)。

9.5 機關(guān)檔案人員崗位責(zé)任制，主要包括每個檔案人員的職責(zé)、權(quán)限、任務(wù)、考核和獎懲措施。

10. 檔案的業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo)工作

10.1 傳達(dá)貫徹黨和國家有關(guān)檔案工作的方針、政策、法規(guī)和檔案行政管理部門的規(guī)定、辦法等。

10.2 制定本機關(guān)、本系統(tǒng)和所屬單位檔案工作計劃、管理辦法、規(guī)定。

10.3 根據(jù)本專業(yè)的體制對所屬單位和本專業(yè)的檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。

10.4 對本機關(guān)、所屬單位和本專業(yè)的檔案人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)。

11. 附則

11.1 各民主黨派機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范，可參照本規(guī)范執(zhí)行。

11.2 中國人民解放軍檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范，可參照本規(guī)范自行制定，報國家檔案局備案。

11.3 各級事業(yè)單位的檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范，可參照本規(guī)范執(zhí)行。

11.4 本規(guī)范自公布之日起執(zhí)行。

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