民發(fā)〔2019〕130號(hào)《民政部國(guó)家檔案局關(guān)于印發(fā)〈兒童福利機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理辦法〉的通知》

《民政部國(guó)家檔案局關(guān)于印發(fā)〈兒童福利機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理辦法〉的通知》





民發(fā)〔2019〕130號(hào)

各省、自治區(qū)、直轄市民政廳（局）、檔案局，各計(jì)劃單列市民政局、檔案局，新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)民政局、檔案局：

為規(guī)范兒童福利機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理工作，更好地保護(hù)兒童福利機(jī)構(gòu)所收留撫養(yǎng)兒童的合法權(quán)益，民政部會(huì)同國(guó)家檔案局制定了《兒童福利機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理辦法》?，F(xiàn)印發(fā)給你們，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。




附件：兒童福利機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案式樣表




 

民政部

國(guó)家檔案局

2019年12月27日

兒童福利機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理辦法
 

第一條  為規(guī)范兒童福利機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理，維護(hù)兒童合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《兒童福利機(jī)構(gòu)管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合兒童福利機(jī)構(gòu)收留撫養(yǎng)兒童工作實(shí)際，制定本辦法。

第二條  兒童福利機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案（以下簡(jiǎn)稱“業(yè)務(wù)檔案”）是民政專業(yè)檔案，具體是指兒童福利機(jī)構(gòu)在收留撫養(yǎng)兒童工作過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、實(shí)物、音像、電子數(shù)據(jù)等不同形式和載體的歷史記錄。

業(yè)務(wù)檔案是保障兒童福利機(jī)構(gòu)收留撫養(yǎng)的兒童合法權(quán)益的重要依據(jù)，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格管理。任何組織和個(gè)人不得將應(yīng)當(dāng)歸檔的業(yè)務(wù)文件材料據(jù)為己有或者拒絕歸檔。

第三條  兒童福利機(jī)構(gòu)具體負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)檔案工作，并接受民政部門和檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督。

第四條  兒童福利機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立并完善業(yè)務(wù)檔案工作制度，對(duì)業(yè)務(wù)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，設(shè)置專門的檔案管理科室或者指定專門人員負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)檔案工作。兒童福利機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)文件材料的收集整理。

第五條  兒童福利機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)設(shè)置檔案工作用房，配置必要設(shè)施設(shè)備，并安排檔案工作人員參加必要的培訓(xùn)。

第六條  兒童福利機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)遵循一人一檔、動(dòng)態(tài)管理、利用便捷的要求，確保檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用。

第七條  兒童進(jìn)入機(jī)構(gòu)、在機(jī)構(gòu)、離開(kāi)機(jī)構(gòu)三個(gè)階段形成的有保存價(jià)值的文件材料應(yīng)當(dāng)歸檔。

第八條  兒童進(jìn)入機(jī)構(gòu)時(shí)，兒童福利機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)根據(jù)情況歸檔下列材料：

（一）門診病歷或者住院病歷；

（二）體格檢查表；

（三）出院記錄；

（四）兒童基本信息表（包含姓名、性別、進(jìn)入機(jī)構(gòu)時(shí)間、照片、健康狀況等）。

第九條  屬于由民政部門擔(dān)任監(jiān)護(hù)人的兒童，兒童福利機(jī)構(gòu)按照《兒童福利機(jī)構(gòu)管理辦法》第十條至第十四條規(guī)定歸檔相關(guān)材料。

屬于其他需要集中供養(yǎng)的兒童，兒童福利機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)歸檔兒童戶籍所在地縣級(jí)民政部門與兒童監(jiān)護(hù)人簽訂的集中供養(yǎng)協(xié)議書(shū)復(fù)印件。由設(shè)區(qū)的市級(jí)以上民政部門設(shè)立的兒童福利機(jī)構(gòu)代為撫養(yǎng)的，還應(yīng)當(dāng)歸檔與兒童戶籍所在地縣級(jí)民政部門簽訂的代為養(yǎng)育兒童的委托協(xié)議。

屬于未成年人救助保護(hù)機(jī)構(gòu)委托、由民政部門承擔(dān)臨時(shí)監(jiān)護(hù)責(zé)任的兒童，兒童福利機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)歸檔與未成年人救助保護(hù)機(jī)構(gòu)簽訂的代為養(yǎng)育兒童的委托協(xié)議。

第十條  兒童在機(jī)構(gòu)生活期間，兒童福利機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)根據(jù)情況歸檔下列材料：

（一）戶口本（復(fù)印件）；

（二）殘疾證（復(fù)印件）；

（三）中華人民共和國(guó)社會(huì)保障卡（復(fù)印件）；

（四）健康檔案（含現(xiàn)病史、既往病史、體檢報(bào)告表等）；

（五）預(yù)防接種記錄；

（六）手術(shù)治療相關(guān)材料（包括入院手續(xù)、出院記錄、主要的輔助檢查記錄等）；

（七）康復(fù)治療相關(guān)材料（包括康復(fù)計(jì)劃方案、康復(fù)評(píng)估報(bào)告、康復(fù)階段性記錄、轉(zhuǎn)科記錄單、康復(fù)醫(yī)師或者專業(yè)機(jī)構(gòu)出具的矯形器具及康復(fù)輔助器具的適配評(píng)估報(bào)告等）；

（八）受教育相關(guān)材料（包括受教育基本信息表、教育評(píng)估報(bào)告、教學(xué)階段性記錄、個(gè)案服務(wù)面談?dòng)涗?、獲獎(jiǎng)證明、年度學(xué)習(xí)成績(jī)單、錄取通知書(shū)等）；

（九）家庭寄養(yǎng)相關(guān)材料（包括寄養(yǎng)家庭基本信息表、寄養(yǎng)家庭申請(qǐng)表、寄養(yǎng)家庭評(píng)估報(bào)告、家庭寄養(yǎng)協(xié)議、護(hù)理醫(yī)療康復(fù)記錄或者相關(guān)治療記錄、兒童福利機(jī)構(gòu)探訪記錄、年度家庭寄養(yǎng)工作評(píng)價(jià)、解除寄養(yǎng)申請(qǐng)、解除寄養(yǎng)通知書(shū)等）；

（十）社會(huì)工作服務(wù)相關(guān)材料（包括兒童需求預(yù)估記錄表、綜合評(píng)估表、社會(huì)工作服務(wù)計(jì)劃書(shū)、跟進(jìn)服務(wù)記錄表、結(jié)案評(píng)估等）；

（十一） 其他應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料。

第十一條  兒童離開(kāi)機(jī)構(gòu)的，兒童福利機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照《兒童福利機(jī)構(gòu)管理辦法》第二十八條至第三十條規(guī)定歸檔相關(guān)材料。

兒童死亡的，應(yīng)當(dāng)保存負(fù)責(zé)救治或者調(diào)查的醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)簽發(fā)的《居民死亡醫(yī)學(xué)證明（推斷）書(shū)》或者由公安司法部門出具的死亡證明、戶口注銷相關(guān)材料、兒童福利機(jī)構(gòu)向所屬民政部門及其他相關(guān)民政部門提交的情況報(bào)告等。遺體火化的，應(yīng)當(dāng)同時(shí)保存火化證明、注明安放（葬）位置和時(shí)間的骨灰安放（葬）合同；遺體土葬的，應(yīng)當(dāng)同時(shí)保存與公墓簽訂的注明安葬位置和時(shí)間的遺體安葬合同；按照當(dāng)?shù)孛褡辶?xí)慣采取其他方式安葬的，應(yīng)當(dāng)同時(shí)保存相關(guān)安葬材料，材料應(yīng)當(dāng)注明安葬方式、位置、時(shí)間、見(jiàn)證人等基本信息。

第十二條  兒童福利機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)保存工作中形成的特殊載體材料：

（一）實(shí)物材料，包括兒童進(jìn)入機(jī)構(gòu)時(shí)隨身攜帶能夠標(biāo)識(shí)其身份的物品等；

（二）音像材料，包括兒童的重要活動(dòng)的照片、音視頻等。

第十三條  兒童進(jìn)入機(jī)構(gòu)以及在機(jī)構(gòu)生活期間形成的材料，兒童福利機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)在5個(gè)工作日內(nèi)整理歸檔。兒童離開(kāi)機(jī)構(gòu)形成的材料，應(yīng)當(dāng)在20個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。

第十四條  業(yè)務(wù)檔案應(yīng)當(dāng)區(qū)分紙質(zhì)載體和特殊載體材料分類進(jìn)行收集、整理和歸檔。實(shí)物材料應(yīng)當(dāng)“一物一件、按件整理”。音像材料應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理和歸檔。

第十五條  歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)真實(shí)完整、圖文清晰。

實(shí)物、音像等特殊載體材料，應(yīng)當(dāng)與相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔。

歸檔章、檔案盒封面、盒脊、備考表、目錄等項(xiàng)目，填寫時(shí)使用藍(lán)黑墨水或者碳素墨水鋼筆填寫或者直接打印，檔案相關(guān)目錄應(yīng)當(dāng)打印，備考表和檔案相關(guān)目錄一律使用A4規(guī)格紙張。

第十六條  業(yè)務(wù)檔案按照兒童類別分類整理，根據(jù)兒童的性質(zhì)將業(yè)務(wù)檔案分成五類，分別用A、B、C、D、E作為類別代碼：

A:無(wú)法查明父母或者其他監(jiān)護(hù)人的兒童;

B:父母死亡或者宣告失蹤且沒(méi)有其他依法具有監(jiān)護(hù)資格的人的兒童;

C:父母沒(méi)有監(jiān)護(hù)能力且沒(méi)有其他依法具有監(jiān)護(hù)資格的人的兒童;

D:人民法院指定由民政部門擔(dān)任監(jiān)護(hù)人的兒童;

E:其他兒童。

第十七條  業(yè)務(wù)檔案的整理歸檔應(yīng)當(dāng)遵循下列原則與方法：

（一）業(yè)務(wù)文件材料以兒童為單位歸檔；

（二）每個(gè)兒童的文件材料組成一卷，并編制檔號(hào)。檔號(hào)結(jié)構(gòu)按照“全宗號(hào)-檔案門類代碼-類別-姓名（身份證號(hào)）-卷號(hào)”的規(guī)則編制，并符合下列要求：

1.全宗號(hào)：為國(guó)家綜合檔案館給立檔單位編制的代碼;

2.檔案門類代碼：統(tǒng)一標(biāo)注為“ZY·ET”（為“專業(yè)·兒童”的首字母）；

3.類別：用五個(gè)不同的大寫字母A、B、C、D、E表示;

4.卷號(hào)：按照類別以兒童進(jìn)入機(jī)構(gòu)時(shí)間先后，用阿拉伯?dāng)?shù)字順序編列，每個(gè)兒童一個(gè)卷號(hào)，不重復(fù)；

（三）根據(jù)兒童的個(gè)體差異，確定每卷歸檔文件材料的具體范圍，并按照本辦法第八、九、十、十一條確定的順序排列卷內(nèi)文件。每個(gè)兒童的卷內(nèi)文件材料按流水順序號(hào)編排件號(hào)和頁(yè)號(hào)；

（四）在卷內(nèi)文件首頁(yè)上端空白處加蓋歸檔章，并填寫有關(guān)內(nèi)容；

（五）每卷文件材料按照排列順序裝入檔案盒，并編制盒內(nèi)文件目錄、盒內(nèi)備考表，填寫檔案盒封面、盒脊的項(xiàng)目；

（六）按照類別編制業(yè)務(wù)檔案案卷目錄，加封面后裝訂成冊(cè)，一式三份，填寫業(yè)務(wù)檔案案卷目錄封面項(xiàng)目。

第十八條  業(yè)務(wù)檔案保管期限為永久。

第十九條  業(yè)務(wù)檔案管理場(chǎng)所應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，具備防火、防盜、防高溫、防潮、防塵、防光、防磁、防有害生物、防有害氣體等保管條件，確保檔案安全。

第二十條  檔案工作人員應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定對(duì)兒童福利機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案接收、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

第二十一條  兒童福利機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)依法依規(guī)提供檔案利用服務(wù)，確保檔案安全有效地利用。

對(duì)業(yè)務(wù)檔案的利用應(yīng)當(dāng)遵守下列規(guī)定，并辦理登記手續(xù)：

（一）業(yè)務(wù)檔案形成、移交單位以及上級(jí)業(yè)務(wù)主管單位因工作需要，可以利用業(yè)務(wù)檔案；

（二）兒童成年后持身份證件，可以利用本人的檔案；兒童監(jiān)護(hù)人持身份證件、戶口簿、收養(yǎng)登記證或者能夠反映監(jiān)護(hù)關(guān)系的證明材料，可以利用被監(jiān)護(hù)兒童的檔案；

（三）人民檢察院、人民法院、公安部門、安全部門和紀(jì)檢監(jiān)察部門因辦案需要，持單位介紹信可以利用案件相關(guān)的業(yè)務(wù)檔案；

（四）律師憑律師執(zhí)業(yè)證書(shū)、律師事務(wù)所證明，持受理案件法院出具的案件受理通知書(shū)或者開(kāi)庭傳票，可以利用與承辦法律事務(wù)有關(guān)的業(yè)務(wù)檔案；

（五）其他單位和個(gè)人確因工作需要申請(qǐng)查閱業(yè)務(wù)檔案的，業(yè)務(wù)檔案保管部門確認(rèn)其使用目的合理的情況下，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核，可以查閱。

第二十二條  經(jīng)兒童福利機(jī)構(gòu)同意，利用業(yè)務(wù)檔案的單位和個(gè)人應(yīng)當(dāng)當(dāng)場(chǎng)查閱、摘抄、復(fù)印（復(fù)制）業(yè)務(wù)檔案。嚴(yán)禁對(duì)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行涂改、抽換、圈劃、批注或者造成污染、損毀。

利用業(yè)務(wù)檔案的單位和個(gè)人，不得擅自公開(kāi)業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容損害兒童的合法權(quán)益。

第二十三條  兒童福利機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對(duì)歸還的業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，對(duì)檔案摘抄件或者復(fù)?。◤?fù)制）件加蓋標(biāo)有“業(yè)務(wù)檔案摘抄件”或者“業(yè)務(wù)檔案復(fù)?。◤?fù)制）件”的印章。

第二十四條  兒童轉(zhuǎn)入其他兒童福利機(jī)構(gòu)時(shí)，業(yè)務(wù)檔案一并移交，原兒童福利機(jī)構(gòu)留存副本。

第二十五條  兒童福利機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)在兒童離開(kāi)機(jī)構(gòu)后，將業(yè)務(wù)檔案按照有關(guān)規(guī)定向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交。

第二十六條  兒童福利機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案信息化工作。按照國(guó)家檔案信息化要求，開(kāi)展傳統(tǒng)載體業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化工作，配備必要的檔案管理軟件。對(duì)于直接形成的電子文件應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定歸檔。

有條件的兒童福利機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立電子檔案目錄和全文數(shù)據(jù)庫(kù)。

第二十七條  對(duì)在業(yè)務(wù)檔案管理工作中做出突出貢獻(xiàn)的檔案工作人員和其他組織、個(gè)人，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。

第二十八條  違反國(guó)家檔案管理規(guī)定，造成業(yè)務(wù)檔案失真、損毀、丟失或者個(gè)人隱私泄露等的，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等追究相關(guān)人員責(zé)任。

第二十九條  各省、自治區(qū)、直轄市和新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)民政部門商同級(jí)檔案行政管理部門，可以按照本規(guī)定并結(jié)合本地實(shí)際制定實(shí)施細(xì)則。

第三十條  本辦法由民政部、國(guó)家檔案局負(fù)責(zé)解釋。

第三十一條  本辦法自2020年1月1日起施行。

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