廈財(cái)購(gòu)〔2007〕2號(hào)《廈門市財(cái)政局關(guān)于印發(fā)廈門市政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理暫行辦法的通知》

廈門市財(cái)政局關(guān)于印發(fā)廈門市政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理暫行辦法的通知









廈財(cái)購(gòu)〔2007〕2號(hào)

市屬各機(jī)關(guān)事業(yè)單位、團(tuán)體組織，各政府采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)，各區(qū)財(cái)政局：

為加強(qiáng)政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案的管理，有效保護(hù)和利用政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案資源，根據(jù)《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》和《福建省政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理暫行辦法》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我市實(shí)際，我局制定了《廈門市政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理暫行辦法》，現(xiàn)印發(fā)給你們，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。執(zhí)行中有何意見建議，請(qǐng)及時(shí)向我局反映。



 

廈門市財(cái)政局

二○○七年四月四日




 

廈門市政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理暫行辦法

第一條 為加強(qiáng)政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案的管理，有效保護(hù)和利用政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案資源，根據(jù)《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》和《福建省政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理暫行辦法》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我市實(shí)際，制定本辦法。

第二條 本辦法適用于廈門市政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理活動(dòng)。

第三條 市區(qū)兩級(jí)政府采購(gòu)監(jiān)督管理部門分別負(fù)責(zé)同級(jí)政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

第四條 政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案是反映政府采購(gòu)活動(dòng)的重要記錄。采購(gòu)人和采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)在組織實(shí)施政府采購(gòu)項(xiàng)目活動(dòng)中形成的文件材料，都應(yīng)歸入政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理，以保證檔案資料的真實(shí)、完整與安全。

第五條 采購(gòu)人和采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)要依法做好政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理工作，加強(qiáng)項(xiàng)目檔案的立卷、歸檔、保管和銷毀的管理，確保政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案存放有序、查閱方便，嚴(yán)防毀損、散失。

采購(gòu)人和采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)不得偽造、變?cè)煺少?gòu)項(xiàng)目檔案資料，不得違反法律規(guī)定隱匿或者銷毀應(yīng)當(dāng)保存的政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案資料。

第六條 政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案是指采購(gòu)人和采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)在政府采購(gòu)活動(dòng)過程中直接形成的文字、圖紙、圖表、音像、紙質(zhì)、磁盤、光盤等不同媒質(zhì)載體的記錄。

政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案具體包括：

(一)項(xiàng)目的前期準(zhǔn)備資料。

1、采購(gòu)預(yù)算計(jì)劃材料（含項(xiàng)目預(yù)算和資金構(gòu)成）；

2、采購(gòu)方式確定材料；

3、委托代理協(xié)議（含法定代表人授權(quán)委托書、用戶采購(gòu)需求）；

4、采購(gòu)信息預(yù)告資料；

5、采購(gòu)文件論證資料；

6、采購(gòu)文件確認(rèn)函。

(二)項(xiàng)目的招標(biāo)(詢價(jià)、談判、單一來源采購(gòu)等)文件資料。

1、采購(gòu)信息公告(包括招標(biāo)公告、資格預(yù)審公告等的正本及指定媒體發(fā)布版本)、邀請(qǐng)招標(biāo)函、詢價(jià)函或者談判邀請(qǐng)函；

2、已發(fā)出采購(gòu)文件(包括招標(biāo)、詢價(jià)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來源采購(gòu)的有關(guān)文件、資料、樣本、圖紙等)；

3、購(gòu)買采購(gòu)文件的登記記錄(包括競(jìng)爭(zhēng)報(bào)名、資格預(yù)審報(bào)名、采購(gòu)文件發(fā)售登記材料等)；

4、已發(fā)出采購(gòu)文件的必要澄清或修改文件、相關(guān)公告（包括正本及指定媒體發(fā)布版本）及書面通知、供應(yīng)商簽收證明資料；

5、供應(yīng)商的資格審查情況報(bào)告；

6、邀請(qǐng)招標(biāo)的供應(yīng)商邀請(qǐng)過程記錄；

7、詢價(jià)及競(jìng)爭(zhēng)性談判的邀請(qǐng)對(duì)象確定條件和原因等材料；

8、答疑會(huì)議記錄和紀(jì)要；

9、現(xiàn)場(chǎng)踏勘記錄；

10、繳交投標(biāo)保證金情況表。

(三)項(xiàng)目的開標(biāo)文件資料。

1、收取投標(biāo)（報(bào)價(jià)等）文件的登記記錄；

2、開標(biāo)會(huì)議議程(含主持人、唱標(biāo)人、監(jiān)標(biāo)人名單)；

3、參加開標(biāo)會(huì)議的供應(yīng)商簽到表(或開標(biāo)情況確認(rèn)表)；

4、參加開標(biāo)會(huì)議的主持、組織、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督、公證、采購(gòu)單位等人員簽到表；

5、開標(biāo)時(shí)間、地點(diǎn)、過程的有關(guān)記錄；

6、評(píng)審專家形成過程和名單（含邀請(qǐng)過程錄音錄像資料）；

7、投標(biāo)人不足三家的廢標(biāo)情況記錄。

(四)項(xiàng)目的投標(biāo)(報(bào)價(jià)等)文件資料。

1、投標(biāo)文件的正本(包括投標(biāo)、報(bào)價(jià)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來源采購(gòu)的文件、資料等)；

2、已提交投標(biāo)文件的補(bǔ)充、修改或已經(jīng)撤回的文件記錄。

(五)項(xiàng)目的評(píng)審文件資料。

1、項(xiàng)目評(píng)標(biāo)小組(詢價(jià)小組、談判小組)組成人員、監(jiān)督人員及有關(guān)工作人員簽到表；

2、評(píng)審紀(jì)律及相關(guān)人員簽字確認(rèn)資料；

3、評(píng)審過程記錄；

4、資格性檢查及符合性檢查表、澄清說明補(bǔ)正資料、商務(wù)技術(shù)偏離表、評(píng)審因素比較表、評(píng)委單獨(dú)打分表、評(píng)分匯總表等；

5、評(píng)審報(bào)告及附件（如項(xiàng)目需考察，含考察報(bào)告）；

6、項(xiàng)目廢標(biāo)報(bào)告及處理意見；

7、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)控錄音錄像資料。

(六)項(xiàng)目的中標(biāo)成交文件資料。

1、確定中標(biāo)成交供應(yīng)商的文件資料(含采購(gòu)人對(duì)采購(gòu)結(jié)果的確定文件、中標(biāo)成交通知書、采購(gòu)結(jié)果通知書等)；

2、采購(gòu)結(jié)果公告資料（包括公告正本及指定媒體發(fā)布版本）。

（七）項(xiàng)目的質(zhì)疑投訴處理資料。

1、供應(yīng)商質(zhì)疑資料；

2、采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)質(zhì)疑答復(fù)資料；

3、供應(yīng)商投訴書副本；

4、采購(gòu)活動(dòng)暫停通知資料；

5、投訴處理決定。

(八)項(xiàng)目采購(gòu)階段的文件資料。

1、政府采購(gòu)項(xiàng)目合同(包括合同的訂立、補(bǔ)充、修改、中止、終止執(zhí)行等)；

2、項(xiàng)目的驗(yàn)收文件資料；

3、資金支付資料。

(九)其他文件材料。

1、項(xiàng)目評(píng)審監(jiān)督意見書；

2、公證書；

3、采購(gòu)文檔報(bào)備證明材料；

4、其他與采購(gòu)項(xiàng)目、采購(gòu)過程及采購(gòu)項(xiàng)目完成情況有關(guān)的文件材料。

以上檔案內(nèi)容按不同采購(gòu)方式編列《政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案目錄》（見附件），供采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)參照使用。

第七條 采購(gòu)人或接受委托簽訂合同、驗(yàn)收的采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)在政府采購(gòu)項(xiàng)目合同簽訂、交付驗(yàn)收完成后三個(gè)月內(nèi)，未接受委托簽訂合同、驗(yàn)收的采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目采購(gòu)活動(dòng)完成后三個(gè)月內(nèi)，根據(jù)具體采購(gòu)方式，按照有關(guān)歸檔內(nèi)容要求和檔案管理規(guī)定，負(fù)責(zé)收集、整理、立卷、裝訂、編制目錄、歸檔。采購(gòu)人和采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)在開展采購(gòu)項(xiàng)目時(shí)作出的或接收的文件資料屬于其歸檔的范圍。

采購(gòu)人政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案應(yīng)由其內(nèi)部負(fù)責(zé)檔案管理的機(jī)構(gòu)或人員統(tǒng)一管理；采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)采購(gòu)項(xiàng)目檔案應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理。

第八條 采購(gòu)人和采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)依照相關(guān)規(guī)定制定本單位的政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案立卷辦法。

第九條 采購(gòu)人和采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案室、配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備、采用先進(jìn)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

第十條 政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案按照年度項(xiàng)目編號(hào)順序進(jìn)行組卷。

卷內(nèi)檔案材料按照政府采購(gòu)工作流程的順序排列，依次為項(xiàng)目立項(xiàng)準(zhǔn)備、項(xiàng)目招標(biāo)、項(xiàng)目開標(biāo)、項(xiàng)目評(píng)審、采購(gòu)結(jié)果、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目驗(yàn)收的文件材料及其他資料，具體可參照《政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案目錄》編列。

第十一條 采購(gòu)人和采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)保證政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案的真實(shí)、完整、規(guī)范和有效，具體要求：

（一）檔案內(nèi)容要符合要求，規(guī)范統(tǒng)一；

（二）相關(guān)文檔資料要齊全完整；

（三）除按規(guī)定允許保存的副本資料外，其他文檔資料均要求為正本、原始件，因故確實(shí)無法保存正本、原始件的，必須依照規(guī)定制作副本資料并附相關(guān)情況說明；

（四）相關(guān)文檔資料應(yīng)當(dāng)采用標(biāo)準(zhǔn)A4紙記錄、打印和裝訂，大型工程圖紙、設(shè)計(jì)效果圖、光盤、磁盤、錄音錄像帶等保存規(guī)格根據(jù)具體情況確定，無法裝訂成冊(cè)的可在項(xiàng)目檔案中統(tǒng)一編頁(yè)、單獨(dú)保存；

（五）相關(guān)文檔資料中的簽名、印鑒手續(xù)要齊全；

（六）整理的項(xiàng)目檔案符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，便于保管和使用。

第十二條 采購(gòu)人和采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立健全政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案查閱、復(fù)制登記制度。

除政府采購(gòu)監(jiān)督管理部門和其他對(duì)政府采購(gòu)活動(dòng)依法行使監(jiān)督職能的部門因監(jiān)督檢查需要可以查閱或復(fù)制政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案外，政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案原則上不得查閱、復(fù)制、摘抄和借出。特殊情況確需查閱、復(fù)制、摘抄政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案的，須經(jīng)保存單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理登記備案手續(xù)。查閱、復(fù)制或摘抄政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案資料的人員，不得涂改、畫圈、拆封、抽取、撤換、污損檔案材料，不得泄露和擅自對(duì)外公布檔案內(nèi)容。

第十三條 政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案的保存期限為從采購(gòu)結(jié)束之日起保存十五年。

第十四條 保管期滿的政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案，可按檔案管理的有關(guān)規(guī)定銷毀。

第十五條 采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理人員工作變動(dòng)，應(yīng)按規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人簽字認(rèn)可后，方可生效。

第十六條 采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)因解散或被終止政府采購(gòu)業(yè)務(wù)代理資格的，應(yīng)將政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案移交給該項(xiàng)目采購(gòu)單位的同級(jí)檔案管理部門或規(guī)定的其他部門，并按規(guī)定辦理雙方交接手續(xù)。

移交項(xiàng)目檔案手續(xù)必須在3個(gè)月內(nèi)完成。

移交政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制檔案移交清冊(cè)，列明應(yīng)當(dāng)移交的檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、應(yīng)保管期限、已保管期限等。

交接雙方按照檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在檔案移交清冊(cè)上簽名。移交清冊(cè)應(yīng)作永久保管。

第十七條 采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)積極配合政府采購(gòu)監(jiān)督管理部門對(duì)其政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理工作的檢查。

第十八條 采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)違反本辦法規(guī)定隱匿、銷毀應(yīng)當(dāng)保存的采購(gòu)文件或者偽造、變?cè)觳少?gòu)文件的，依照《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》第七十六條規(guī)定，由政府采購(gòu)監(jiān)督管理部門處以二萬(wàn)元以上十萬(wàn)元以下的罰款，對(duì)其直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。

第十九條 采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)有下列違反本辦法規(guī)定情形之一的，由政府采購(gòu)監(jiān)督管理部門責(zé)令限期改正，給予通報(bào)，對(duì)采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)在年度監(jiān)督考核時(shí)給予扣減一定的分?jǐn)?shù)：

（一）采購(gòu)項(xiàng)目未及時(shí)歸檔建檔的；

（二）未按照規(guī)定要求組建檔案的；

（三）歸檔內(nèi)容不完整、不齊全的；

（四）未按照規(guī)定辦理查閱、復(fù)制、摘抄政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案登記備案手續(xù)的；

（五）檔案保存保管設(shè)施設(shè)備不完善的。

第二十條 采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)拒絕政府采購(gòu)監(jiān)督管理部門等有關(guān)部門依法對(duì)政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理工作實(shí)施監(jiān)督檢查的，依照《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》第七十一條規(guī)定，由政府采購(gòu)監(jiān)督管理部門責(zé)令限期改正，給予警告，可以并處罰款，對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員，由其行政主管部門或者有關(guān)機(jī)關(guān)給予處分，并予通報(bào)。

第二十一條 部門集中采購(gòu)、分散采購(gòu)的項(xiàng)目檔案管理，可參照本辦法執(zhí)行。

第二十二條 本辦法由市財(cái)政局負(fù)責(zé)解釋。

第二十三條 各區(qū)可參照本辦法制定具體實(shí)施辦法。

第二十四條 本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。

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