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廈門市財政局關(guān)于規(guī)范政府采購項目電子檔案管理的通知
廈財采〔2020〕5號
市直各機關(guān)、事業(yè)單位和團體組織，各區(qū)（管委會）財政局（計財局）：
為加強政府采購項目電子檔案管理，有效保護和利用政府采購電子檔案資源，根據(jù)《中華人民共和國政府采購法》及其實施條例、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我市實際，就規(guī)范我市政府采購項目電子檔案管理有關(guān)事項通知如下，請遵照執(zhí)行。
一、強化電子檔案管理職責(zé)
政府采購項目電子檔案，是指在福建省政府采購網(wǎng)上信息公開系統(tǒng)中產(chǎn)生的、反映政府采購活動、具有保存價值的政府采購項目電子文件及其相關(guān)過程信息的集合。
（一）采購人、采購代理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)依法做好政府采購項目電子檔案的管理工作，對政府采購項目電子檔案管理承擔(dān)主體責(zé)任。采購人、采購代理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)將政府采購項目電子檔案納入本單位的檔案管理體系，對電子檔案實施全程和集中管理，確保電子檔案的真實性、可靠性、完整性和可用性；要建立嚴(yán)格的管理制度，明確內(nèi)部相關(guān)部門電子文件歸檔和電子檔案管理的職責(zé)與分工。
（二）市、區(qū)財政部門分別負(fù)責(zé)同級政府采購項目電子檔案管理工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
（三）福建省政府采購網(wǎng)上信息公開系統(tǒng)運營機構(gòu)應(yīng)當(dāng)如實記錄并保存電子交易過程、數(shù)據(jù)信息來源等電子交易信息活動，妥善保存電子交易活動中的數(shù)據(jù)電文；根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及技術(shù)規(guī)范，建立健全平臺規(guī)范運行和安全管理制度，加強監(jiān)控、檢測，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患，防控泄密風(fēng)險。
二、明確項目電子檔案范圍
應(yīng)當(dāng)納入電子檔案管理的項目資料包括以下：
（一）項目前期準(zhǔn)備資料
1.采購預(yù)算計劃材料；
2.采購方式確定材料（含非公開招標(biāo)和進口申請審批相關(guān)資料）；
3.委托代理協(xié)議（含法定代表人授權(quán)委托書、用戶采購需求）；
4.采購需求材料；
5.采購文件論證資料；
6.采購文件確認(rèn)函。
（二）項目的采購文件資料
1.采購信息公告、邀請招標(biāo)函、詢價函、談判邀請函或者競爭性磋商邀請函；
2.采購文件；
3.采購文件下載記錄；
4.采購文件補充、修改、澄清及相關(guān)公告資料；
5.供應(yīng)商的資格審查情況報告；
6.詢價、競爭性談判和競爭性磋商的邀請對象確定條件和原因等材料；
7.繳交投標(biāo)、談判、詢價、單一來源、磋商保證金情況表。
（三）項目的開標(biāo)文件資料
1.收取投標(biāo)（報價等）文件的登記記錄；
2.參加開標(biāo)（談判、磋商、詢價等）會議的供應(yīng)商及相關(guān)人員簽到表；
3.開標(biāo)記錄；
4.評審專家抽取記錄、評審專家名單；
5.投標(biāo)人不足三家的廢標(biāo)情況記錄。
（四）項目的投標(biāo)、響應(yīng)文件資料
1.投標(biāo)（響應(yīng)）文件正本；
2.已提交投標(biāo)（響應(yīng)）文件的補充、修改或已經(jīng)撤回的文件記錄。
（五）項目的評審文件資料
1.評審委員會及相關(guān)工作人員簽到表；
2.評審紀(jì)律及相關(guān)人員簽字確認(rèn)資料；
3.評審過程記錄；
4.資格性檢查及符合性檢查表、澄清說明補正資料、
評委評分表；
5.評審報告及附件；
6.廢標(biāo)報告及處理意見。
（六）項目的中標(biāo)（成交）文件資料
1.確定中標(biāo)（成交）供應(yīng)商的文件資料（含采購人對采購結(jié)果的確定文件、中標(biāo)成交通知書等）；
2.采購結(jié)果公告資料。
（七）項目的質(zhì)疑投訴處理資料
1.供應(yīng)商質(zhì)疑資料；
2.采購人、采購代理機構(gòu)質(zhì)疑答復(fù)資料；
3.采購活動暫停通知資料；
4.投訴處理決定。
（八）項目的合同履行文件資料
1.政府采購項目合同；
2.驗收文件資料；
3.資金支付資料。
（九）其他與采購項目、采購過程及采購結(jié)果有關(guān)的文件材料。
三、規(guī)范項目電子檔案的收集、整理、保存、歸檔、移交、保管、利用和銷毀要求
（一）電子檔案的收集、整理
采購項目電子文件在辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)按照歸檔要求實時收集完整；項目電子文件整理時，應(yīng)當(dāng)按照項目電子檔案分類體系，組成文件信息包，包含項目電子文件及過程信息、版本信息、背景信息等元數(shù)據(jù)。
（二）電子檔案的保存
采購項目的電子文件應(yīng)當(dāng)采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)或能夠轉(zhuǎn)換成國家標(biāo)準(zhǔn)的文件格式，利于信息共享和長期保存。項目電子文件歸檔保存的格式應(yīng)當(dāng)符合國家規(guī)定的電子檔案長期保存的要求。
（三）電子檔案的鑒定、檢測及歸檔
采購項目電子文件完成整理后，由形成部門負(fù)責(zé)對文件信息包進行鑒定和檢測；鑒定和檢測后，由相關(guān)責(zé)任人確認(rèn)歸檔，賦予歸檔標(biāo)志。歸檔標(biāo)志中應(yīng)當(dāng)含有歸檔責(zé)任人、歸檔時間、文件信息包名稱等信息。
采購項目電子文件同時存在紙質(zhì)文件稿本時，歸檔時應(yīng)保證兩者內(nèi)容信息一致，并建立對應(yīng)關(guān)系。采購人、采購代理機構(gòu)內(nèi)部檔案管理部門應(yīng)當(dāng)將項目電子檔案納入單位檔案分類體系，按項目檔案管理規(guī)則編制檔號，進行分類管理。
（四）電子檔案的移交
除合同或協(xié)議中另有約定外，采購代理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)在采購活動完成后3個月內(nèi)，將有關(guān)政府采購項目電子檔案向采購人移交。
暫停的政府采購項目，采購人應(yīng)當(dāng)及時收集各采購代理機構(gòu)形成的項目電子檔案。
采購人撤銷的，項目電子檔案應(yīng)移交項目主管部門或有關(guān)檔案館。
政府采購項目電子檔案的移交與接收應(yīng)當(dāng)符合《電子檔案移交與接收辦法》的要求。
（五）電子檔案的保管
采購項目電子檔案載體應(yīng)按照國家和相關(guān)行業(yè)有關(guān)磁性載體、光載體等保管和保護的要求進行管理和存放。采購人、采購代理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)在計算機軟、硬件系統(tǒng)更新前或數(shù)據(jù)格式淘汰前，將項目電子檔案遷移到新的系統(tǒng)中或進行格式轉(zhuǎn)換，保證其真實、完整和在新環(huán)境中完全兼容。
采購人、采購代理機構(gòu)對采購項目電子檔案應(yīng)當(dāng)妥善保存，保存期限為從采購結(jié)束之日起至少保存十五年。
（六）電子檔案的利用
采購人、采購代理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立政府采購項目電子檔案利用制度、采用有效手段，保證項目電子檔案方便快捷利用，同時確保項目電子檔案在利用中的安全。
（七）電子檔案的銷毀
采購項目電子文件和電子檔案失去保存價值后，應(yīng)在履行銷毀審批手續(xù)后，采取一定技術(shù)措施進行信息清除工作。涉密電子文件和電子檔案的信息清除和介質(zhì)銷毀應(yīng)當(dāng)按照保密相關(guān)要求進行。
（八）采購項目電子檔案歸檔與管理的其他具體要求按《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）執(zhí)行。
四、采購人、采購代理機構(gòu)在實施項目電子檔案管理的同時，還應(yīng)當(dāng)按要求繼續(xù)實施紙質(zhì)文檔管理（法律法規(guī)等規(guī)定另有規(guī)定的除外）。
五、采購人、采購代理機構(gòu)違反規(guī)定隱匿、銷毀應(yīng)當(dāng)保存的采購電子文檔或者偽造、變造采購電子文檔的，依照《中華人民共和國政府采購法》等有關(guān)規(guī)定承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任。
六、本通知未盡事項，可參照《廈門市財政局關(guān)于印發(fā)廈門市政府采購項目檔案管理暫行辦法的通知》（廈財購〔2007〕2號）執(zhí)行。
廈門市財政局
2020年2月10日
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